Så hjälper du dina verkstäder undvika att hamna i kostsamma trubbel med myndigheterna

Lagefterlevnad låter kanske inte som det roligaste för ett företag att jobba med. För de små, lokala enheterna sker det helt enkelt inte om de inte får hjälp. Riskerna är dessutom skyhöga när detta inte sköts på rätt sätt. De direkta kostnaderna i form av vite, företagsböter och andra böter är små i jämförelse med kostnaderna för att ett sargat varumärke. Det är dock inte svårt att få ordning på detta idag. Varken för 10 enheter eller 1000. Så här kommer du igång!

1. Definiera vilka lagar, regler, branschstandarder och koncept som ska efterlevas
Bygg upp strukturen enligt en trappa där första trappsteget är ett instegsprogram. Här läggs ambitionen på en nivå som de flesta enkelt når upp till. Syftet är att alla ska komma in i kulturen – och att arbeta med lagefterlevnad. År två och tre tillförs krav tills den nivå som önskas är uppnådd.

2. Arrangera resurser centralt för att stötta de lokala enheterna
De lokala enheterna kommer inte att driva denna fråga. Tvärtom har du en uppförsbacke framför dig – det är där jobbet ligger. Många kommer att ifrågasätta varför de behöver byta arbetssätt. Svaren är alltid desamma: För att tjäna pengar. Långsiktig ekonomisk framgång. Marknaden hårdnar. Samhället förändras ständigt. Det som tog verkstaden dit den är idag kommer inte att ta den dit den behöver vara i morgon.

3. Inför metoder att mäta lag- och regelefterlevnad
Vad är bevis på att en lag efterföljs? Vad är bevis på hur organisationen arbetar för att följa lagen? Här krävs lite eftertanke – ofta är det möjligt att avgöra om verkstaden efterlever en viss lag genom att besvara en eller två frågor.

4. Skapa eller upphandla en gemensam plattform för efterlevnad
Att styra innebär att just styra. Upprätta en centraliserad plattform för arbetet. Här får alla medarbetare tillgång till korrekt och aktuell information. Alla enheter måste ha tillgång till resurser för ledning och efterlevnad. Se till att den är molnbaserad och att det finns möjlighet för alla att nå den, oavsett var de är. Säkerställ dessutom att plattformen har ett intuitivt och användarvänligt användargränssnitt.

5. Skapa översikt och förståelse för hur arbetet går
Utmaningen för stora kedjor är att alla lokala enheter måste med på båten – ur alla aspekter. Det duger inte att några halkar efter med kraven på miljöhantering, några andra med kraven på god arbetsmiljö och en tredje grupp med gällande konceptkrav. Se till att använda stödsystem där man kan förstå efterlevnadskraven på djupet. Det först då du kan avgöra var resurser behöver sättas in.

Det är svårt men nödvändigt att driva förändring och säkerställa efterlevnad i stora kedjor. Det krävs en god balans mellan å ena sidan målstyrning, detaljgranskning, kontroll, och tillit, professionell handlingsfrihet å den andra. En ny form av styrning som tar det bästa från två världar och stöper det i ett digitalt och kostnadseffektivt format.

Den pågående transformationen inom fordonsindustrin kräver att de stora kedjorna kan anpassa sig både snabbt och enkelt. Är du intresserad av det här ämnet? Följ mig Peder Söderlind eller Martin Lindqvist på LinkedIn.